Coordenador Administrativo – Santos

O Instituto Almai nasceu da união de profissionais da área da saúde, com ampla experiência profissional, que tem um sonho em comum: produzir mudanças significativas e duradouras na vida dos pacientes com diferentes transtornos de neurodesenvolvimento, impactando positivamente à família e sociedade.

Nosso diferencial é o tratamento humanizado, aliado a expertise em análise do Comportamento Aplicado (ABA), onde são desenvolvidas as intervenções terapêuticas no paciente, além do acolhimento familiar.

Estamos buscando um coordenador administrativo para se juntar ao nosso time.

O Coordenador Administrativo é responsável por conferir e supervisionar a execução de atividades administrativas e operacionais da recepção, portaria, limpeza e manutenção, supervisionando os colaboradores responsáveis pelas mesmas e levando informações para a coordenação.

Responsabilidades

• Realizar a gestão diária da equipe da recepção e dos estagiários administrativos, garantindo que as atividades e os prazos estão sendo devidamente atendidos.
• Realizar a gestão diária dos cronogramas da equipe de limpeza pré estabelecidos de acordo com a demanda da unidade, assegurando que o ambiente clínico esteja devidamente higienizado para sua utilização.
• Realizar a gestão diária da equipe da portaria, que tem a função de controlar o acesso dos colaboradores e pacientes das clínicas, garantindo sua segurança.
• Realizar a gestão e registrar de acordo com a demanda, as ocorrências (positivas e negativas) das equipes da recepção, limpeza, portaria e estagiários administrativos, encaminhando semanalmente a planilha de ocorrências para o coordenador administrativo geral, através do e-mail corporativo e levando ao RH, para medidas cabíveis no caso da recorrência de ocorrência negativa.
• Realizar a gestão da frequência e absenteísmo da equipe administrativa, encaminhando para o departamento pessoal, conforme prazo estipulado.
• Realizar entrevistas de seleção para aumento de quadro ou substituição da equipe operacional administrativa, junto ao setor de Recursos Humanos, de acordo com a demanda.
• Realizar integração de novos colaboradores da equipe operacional administrativa e acompanhando seu desenvolvimento, de acordo com a demanda.
• Realizar a orientação e acolhimento parental nas tratativas relacionadas ao convênio, de acordo com a demanda, encaminhando tratativas mais complexas para o setor de Relacionamento.
• Realizar o monitoramento e acompanhamento das manutenções periódicas e preventivas, através da planilha de controle das manutenções solicitadas e executadas, notificando por e-mail o setor de compras, a priorização das urgências dos serviços e solicitando a compra de materiais sinalizados pela equipe de manutenção.
• Receber do setor de Relacionamento a mensagem (e-mail e Whatsapp) de Boas vindas ao novo paciente, para cadastro inicial no sistema, solicitando demais informações necessárias aos responsáveis, liberando o cadastro para o setor de faturamento inserir a agenda.
• Utilizar o sistema Virtues para gestão da agenda (clínica) do paciente, desde do início de seus atendimentos, como também, a necessidade de alteração de agendamento, realocação, assim como informações para o setor de faturamento, de modo a garantir a comunicação integrada das partes envolvidas.
• Manter atualizada a lista de pacientes, no drive das agendas das Unidades, realizando a inclusão e/ou alterações das informações necessárias, tais como: Nome completo, convênio médico, carga horária e período de tratamentos e terapias autorizadas pelo convênio.

Conhecimentos específicos

Ter conhecimento em pacote Office, Gestão de Pessoas, Gestão de Processos, Conhecer procedimentos clínicos (Terapia ABA), Entendimento das leis e regulamentação na saúde suplementar, Regras de Faturamento. Treinamentos em Processos do Plano de Saúde, Processos Administrativos, Atendimento ao Cliente, CNV.

Horário: 08:00hrs às 17:00hrs

Local: Av. Dr. Pedro Lessa, 2797 – Embaré, Santos/SP