Coordenador/a financeiro – São Paulo

O Coordenador Administrativo é responsável por gerenciar e coordenar uma variedade de tarefas administrativas, operacionais e relacionadas a contratados, garantindo o bom funcionamento dos processos departamentais. Esta função inclui o suporte a relatórios financeiros, compras locais, coordenação financeira, gestão de contratados e atividades de equipes multifuncionais. O Coordenador Administrativo atua como ponto de contato chave para comunicações departamentais, relacionamento com fornecedores e contratados, além de projetos especiais

Descripción del puesto

Misión

Ejecutar las partes del proyecto asignadas dentro de su unidad/departamento, de acuerdo a procedimientos establecidos, a fin de facilitar el cumplimiento de los plazos establecidos y coordinar los recursos necesarios (humanos y materiales), impulsando la aportación de mejoras significativas al proyecto.

Subfunción responsable de ejecutar, monitorizar, y reportar la actividad administrativa/financiera de una sociedad o proyecto, a través de la planificación, la organización, el registro de documentación, preparación de informes, la entradas de datos y el mantenimiento de la oficina operativa, con especial foco en las actividades de cuentas a pagar, cuentas a cobrar, ejecución de movimientos de tesorería y bancos, liquidación de tributos, y elaboración de cuentas anuales básicas; mantener los procesos de contabilidad, presupuestos e informes financieros de la organización; realizar análisis financieros básicos. Proporciona también servicios administrativos a todos los procesos de la organización.

Requisitos del candidato

Coordenação Financeira e de Compras

• Gerenciar processos funcionais como faturamento e pedidos de compra, garantindo precisão e pontualidade.
• Coordenar compras locais e preparar relatórios de despesas conforme necessidades do departamento.
• Auxiliar na preparação e revisão de relatórios mensais de lucros e perdas (P&L) e apresentações em slides.

Suporte Administrativo

• Executar tarefas administrativas como manter listas de distribuição e contatos, atuando como elo com parceiros financeiros e a empresa.
• Gerenciar arquivos administrativos departamentais, garantindo organização e fácil acesso.
• Coordenar correspondências, entregas por courier e outras tarefas logísticas.

Administração de Contratados

• Supervisionar os aspectos administrativos da gestão de contratados, incluindo o acompanhamento de contratos, garantindo conformidade com os termos e manutenção de registros precisos.
• Apoiar o processo de integração e desligamento de contratados, assegurando que toda a documentação necessária seja concluída e arquivada.
• Monitorar o desempenho de contratados em coordenação com os líderes de departamento e oferecer suporte administrativo para avaliações de desempenho.
• Atuar como elo entre contratados, equipes internas e fornecedores para tratar dúvidas administrativas e garantir operações eficientes.
• Garantir que as faturas dos contratados sejam revisadas, aprovadas e processadas pontualmente.

Relações com Fornecedores e Externos

• Gerenciar os aspectos administrativos do relacionamento com especialistas externos, fornecedores e prestadores de serviços.
• Atualizar e manter registros de taxas, associações, assinaturas e outros compromissos.

Projetos Especiais e Iniciativas

• Apoiar projetos especiais conforme solicitado pelo Gerente da Unidade ou outros membros da equipe.
• Participar ativamente de equipes de projeto do departamento, contribuindo para o cumprimento de metas e prazos.

Liderança Administrativa

• Recomendar, interpretar e implementar políticas e procedimentos administrativos da empresa e do departamento.
• Sob a direção do gerente, criar rascunhos de relatórios, documentos, apresentações e modelos a partir de dados brutos.

Orçamento e Relatórios

• Coordenar a preparação do orçamento anual em colaboração com a equipe de gestão.
• Revisar orçamentos mensais, investigar variações e fornecer relatórios detalhados aos interessados.

Suporte Cruzado e de Backup

• Oferecer suporte de backup a outros departamentos conforme necessário para manter a continuidade operacional.
• Facilitar proativamente a comunicação e o trabalho em equipe entre departamentos.

Qualificações

Educação:

Graduação em Administração de Empresas, Gestão de Escritórios ou área relacionada (preferencial). Experiência de trabalho equivalente pode ser considerada.

Experiência

Mínimo de 5 anos de experiência administrativa ou como coordenador em ambiente profissional.

Experiência com gestão de contratados e processos financeiros como faturamento, pedidos de compra e acompanhamento orçamentário.

Habilidades

• Proficiência no pacote Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook).
• Excelentes habilidades organizacionais e atenção aos detalhes.
• Comunicação eficaz (oral e escrita).
• Capacidade de priorizar tarefas e gerenciar múltiplos prazos simultaneamente.
• Conhecimento de sistemas financeiros, ferramentas de relatório e sistemas de gestão de contratados será considerado um diferencial.

Competências-Chave

• Resolução de problemas e tomada de decisão.
• Adaptabilidade a prioridades em constante mudança.
• Proatividade e iniciativa.
• Fortes habilidades interpessoais e de colaboração em equipe.

Ambiente De Trabalho

Esta posição pode exigir viagens ocasionais para conferências, reuniões ou projetos especiais. O ambiente de trabalho é predominantemente em escritório, com interações regulares com partes interessadas internas e externas, incluindo contratados e fornecedores.

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M/F