Assistente Administrativo – Arapiraca

Dar suporte na gestão de projetos, controle de contratos, acompanhamento de atividades financeiras e administrativas, além da realização de inventários patrimoniais. Treinar e apoiar aprendizes, elaborar relatórios e garantir o cumprimento das tarefas de forma eficiente.

Responsabilidades e atribuições

• Auxiliar no planejamento de novos projetos;
• Coletar os dados atualizados dos projetos in loco, com os responsáveis operacionais e realizar o registro fotográfico semanal (quando aplicável);
• Documentar, através de relatório, as atualizações e indicadores semanais dos projetos, envolvendo cronogramas, mapeamento de riscos, controle de despesas, identificar atividades não planejadas, entre outras;
• Participar de reuniões com o gestor de projetos e equipes envolvidas nos projetos, sejam eles funcionários ou terceiros;
• Coletar documentos necessários para atualizações cadastrais em instituições diversas;
• Preencher formulários para instituições financeiras;
• Acompanhar atividades relacionadas a empréstimos, financiamentos, seguros etc.;
• Atividades junto a cartório e prefeitura municipal;
• Atividades relacionadas aos pleitos de reinvestimento e benefícios fiscais junto a SUDENE;
• Acompanhar demandas diversas solicitadas pela diretoria;
• Realizar análise de dados dos contratos recebidos;
• Auxiliar os gestores e/ou colaboradores na condução de ajustes necessários nos contratos em negociação, seguindo as orientações da política de gestão de contratos;
• Enviar e-mail mensal aos gestores, informando sobre os contratos pendentes de ajustes e os que estão próximos de encerrar, para que iniciem as devidas tratativas de negociação das renovações ou encerramentos/distratos;
• Solicitar, acompanhar e controlar a validação jurídica dos contratos recebidos;
• Orientar com relação as assinaturas dos contratos, sejam elas físicas ou digitais;
• Preenchimento de planilha de controle de vigência dos contratos;
• Gerir o arquivo físico das vias originais e o arquivo digital dos contratos da empresa;
• Manter contato com as partes contratadas, para orientação e esclarecimento de eventuais dúvidas;
• Realização de reuniões com gestores, para tratar assuntos relacionados aos contratos;
• Elaborar o cronograma e agendamento dos inventários patrimoniais junto aos gestores;
• Conduzir os inventários de controle patrimonial em todos os setores da empresa;
• Preencher e arquivar os termos de responsabilidades patrimoniais;
• Treinar os aprendizes para realização de inventários patrimoniais e o preenchimento dos documentos de controle;
• Revisar documentos elaborados e preenchidos pelos aprendizes;
• Dar suporte às atividades da coordenação;
• Dar suporte às atividades gerais dos aprendizes.

Requisitos e qualificações

• Habilidade com a ferramenta Excel;
• Comunicação assertiva;
• Organização;
• Analista, pessoa atenta aos detalhes;
• Discreta, por trabalhar com informações confidenciais;
• Perfil para trabalho em equipe;
• Capacidade de resolver problemas;
• Saber conduzir atividades complexas;
• Saber lidar com cenários onde exige uma certa “pressão”.

Informações adicionais

Salário a combinar.