Assistente Administrativo Bilíngue – Rio de Janeiro

A Brunel está em busca de um(a) Assistente Administrativo Bilingue para atuar em um de nossos grandes clientes do setor de óleo e gás. Trata-se de um contrato temporário de 3 meses, com possibilidade de efetivação.

Responsabilidades Principais:

• Receber e despachar correspondências, organizando e entregando diariamente.
• Preparar a sala de reuniões com refrescos e materiais para encontros com visitantes.
• Receber solicitações de viagens e fazer os arranjos e reservas necessários de acordo com a Política de Viagens Corporativa.
• Facilitar a preparação e aprovação de relatórios de despesas e garantir que os reembolsos sejam feitos ao viajante.
• Agendar compromissos, conferências e reuniões conforme orientado e preparar e distribuir as atas das reuniões quando solicitado.
• Registrar e manter os detalhes de contato de Clientes e Fornecedores na Lista de Contatos Corporativa e na lista de contatos de Embarcações.
• Receber faturas relacionadas ao escritório e Recursos Humanos e coordenar com os contadores locais para garantir o pagamento em tempo hábil.
• Auxiliar na manutenção do escritório.
• Manter os arquivos de contas no escritório conforme os requisitos locais.
• Apoiar a empresa quando necessário em projetos especiais.
• Atualizar bancos de dados, apresentações de clientes e relatórios quando solicitado.
• Auxiliar a equipe local, equipe de liderança estendida e administradores do escritório do Rio nas tarefas diárias, preparações para reuniões, atas e seus acompanhamentos, além de iniciativas de desenvolvimento de negócios.
• Auxiliar o associado de RH local nas atividades operacionais conforme necessário.
• Auxiliar com a documentação relacionada às solicitações de visto do pessoal de escritório / tripulação.
• Auxiliar com o registro e a gestão de compras de escritório e fornecedores.
• Cumprir as políticas da empresa e o Código de Conduta e Ética Empresaria.
• Auxiliar na manutenção da sala de crise e nos EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) para funcionários em terra e visitantes.
• Controlar o inventário, incluindo EPIs.
• Atuar na recepção quando o recepcionista não estiver disponível.
• Coordenar e auxiliar na organização de sessões de HSSE (Saúde, Segurança, Meio Ambiente e Qualidade), caminhadas de HSSE, eventos de equipe, etc.
• Auxiliar na preparação de relatórios de segurança do Escritório Rio e manter a lista de distribuição das ferramentas de alerta.

Pré requisitos:

• Superior Completo
• Inglês avançado
• Profissional organizado que preze pela pontualidade
• Excel avançado