Assistente Administrativo Regional – Fortaleza

Realizar cotação e compra de materiais de escritório, copa, higiene e limpeza, para as filiais sob sua responsabilidade. Inserir informações de pedidos de compras no Sistema Integrado, receber materiais e organizar o estoque administrativo, bem como atualizar arquivos de fornecedores de materiais de uso e consumo, das filiais sob sua responsabilidade. Dar suporte operacional aos colaboradores das filiais sob sua responsabilidade, prestando atendimento e disponibilizando os materiais solicitados. Acompanhar pequenas manutenções administrativas, a fim de manter as filiais dentro dos parâmetros indicados pelo Deptº de Qualidade. Apoiar os Deptºs de RH e MKT, com a preparação de treinamentos, entrega de documentos, brindes e comunicação.

Responsabilidades e atribuições

• Realizar visitas de rotina, para verificar a infraestrutura das filiais sob sua responsabilidade e sinalizar à Gestão, a necessidade de manutenções preventivas e corretivas;
• Cotar, obter aprovação e acompanhar prestadores de serviços, em pequenas manutenções prediais preventivas e corretivas e serviços críticos, a fim de garantir que os serviços sejam realizados em conformidade com o padrão indicado pelo Departamento de Qualidade;
• Tramitar (postar, receber e entregar) documentos e encomendas, entre filiais, mediante solicitação dos colaboradores;
• Realizar serviços de recepção, como atendimentos telefônicos, recepção de visitantes e reserva de salas das filiais sob sua responsabilidade;
• Apoiar o Departamento de RH, com a preparação de ambientes, para processos de seleção ou treinamentos e com o recolhimento de assinaturas, entrega e devolução de documentos de Deptº Pessoal;
• Apoiar o Departamento de Marketing, com a preparação e distribuição de brindes e sendo ponto focal em períodos de celebrações;
• Acompanhar os vencimentos dos contratos firmados com fornecedores de serviços críticos, das filiais sob sua responsabilidade e sinalizar para a Gestão realizar as devidas renovações, quando pertinente;
• Realizar cadastros de fornecedores de materiais de escritório, copa, limpeza e higiene, das filiais sob sua responsabilidade, no Sistema Integrado da empresa;
• Solicitar orçamentos de materiais de escritório, copa, higiene e limpeza, para as filiais sob sua responsabilidade, aos fornecedores e negociar preços e prazos, mediante orientação da Gestão;
• Encaminhar orçamentos para aprovação da Gestão, bem como efetivar as compras, seja por meio digital ou presencialmente;
• Inserir informações de pedidos de compras de materiais de uso e consumo, das filiais sob sua responsabilidade, no Sistema Integrado da empresa;
• Enviar e/ou entregar Notas Fiscais e Boletos das compras sob sua responsabilidade, no Departamento Financeiro, para programação de pagamento;
• Providenciar trocas ou devoluções (físicas e sistêmicas) aos fornecedores, de materiais fora das especificações solicitadas, incorretos ou danificados;
• Controlar o estoque de materiais de escritório, copa, higiene e limpeza, das filiais sob sua responsabilidade e levantar a necessidade de compra de novos materiais, sinalizando à Gestão;
• Atualizar arquivos dos fornecedores contratados para as filiais sob sua responsabilidade, no Sistema e nas pastas físicas e digitais do Departamento;
• Alimentar relatórios administrativos (de filiais) de compras de materiais de uso e consumo.

Requisitos e qualificações

• Graduação em andamento em Administração, Economia ou áreas afins;
• Microsoft Office intermediário, especialmente Excel;
• Experiência mínima de 01 ano, na função;
• Experiência com o uso de sistemas integrados;
• Disponibilidade para viagens.

Diferencial:

• Desejável experiência com acompanhamento de manutenções prediais;
• Desejável conhecimento dos princípios básicos de Contabilidade.

Informações adicionais

Regime de trabalho: CLT.

Jornada de trabalho – CH: segunda a quinta de 8h as 18h / sexta de 8h as 17h – 220h mensais.

Benefícios: Vale Transporte + Auxílio Alimentação/Refeição (flexível) + Plano de Saúde + Convênio para Empréstimo Consignado.

Vaga inclusiva: também disponível para PCD – Pessoa com Deficiência.