Assistente da Diretoria Executiva – Rio de Janeiro

A Ação da Cidadania está em busca de um assistente para apoiar a Diretoria Executiva, oferecendo suporte essencial nas diversas atividades administrativas e operacionais. Se você é uma pessoa organizada, dinâmica e comprometida com causas sociais, essa é uma excelente oportunidade para fazer parte de uma equipe que atua na promoção de direitos e cidadania.

Resumo do Cargo: A função é de suporte e gerenciamento das atividades da direção, onde pode incluir desde controle de agenda, organização de reuniões, viagens, administração de documentos, e demais atividades de apoio a área de direção de modo geral.

Principais Responsabilidades:

Assessoramento: Gerenciar a agenda pessoal da Diretoria Executiva, incluindo a marcação, o cancelamento e a priorização de compromissos. Despachar com a direção e colher assinaturas quando necessário. Administrar pendências e definir o encaminhamento de documentos. Oferecer suporte à diretoria durante reuniões e secretariar esses encontros.

Comunicação: Filtrar e gerenciar chamadas telefônicas, e-mails e correspondências, priorizando as mais importantes. Facilitar a comunicação entre executivos, membros da equipe, clientes e parceiros.

Gerenciamento de Informações: Ler e interpretar documentos, levantar informações e consultar outros departamentos conforme necessário. Criar e manter atualizado o banco de dados, além de controlar cronogramas e prazos. Monitorar e direcionar informações, acompanhar processos e cobrar ações, respostas e relatórios.

Elaboração de Documentos: Redigir e formatar ofícios, memorandos, cartas, convocações, atas e relatórios. Elaborar convites, planilhas, gráficos e preparar apresentações. Transcrever textos e assegurar a precisão e clareza dos documentos produzidos.

Controle de Correspondência: Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondências e e-mails. Gerenciar o malote e assegurar a correta distribuição das correspondências.

Organização de Eventos e Viagens: Planejar e estruturar eventos, incluindo a criação de checklists e pesquisa de locais. Reservar e preparar salas, enviar convites e confirmações de presença, e providenciar materiais, equipamentos e serviços de apoio. Organizar diárias, hospedagens, passagens e documentação legal (como passaportes e vistos) para executivos.

Recepção de Pessoas: Recepcionar visitantes e convidados, garantindo uma experiência profissional e acolhedora.

Qualificações requeridas:

Formação superior

Experiência comprovada atuando com secretariado executivo ou suporte administrativo de Diretorias

Conhecimento sobre temas relacionados a segurança alimentar;

Idioma inglês intermediário

Habilidades analíticas e de resolução de problemas;

Excelentes habilidades de comunicação oral e escrita;

Desejável conhecimento em ferramentas de gerenciamento de projetos (ex.: Kanbanize, Trello, Asana);

Conhecimento em ferramentas como Excel, Google Planilhas e Power Point;

Disponibilidade para viagens nacionais e internacionais;

Competências:

Trabalho em equipe

Proatividade

Organização e planejamento

Análise crítica

Flexibilidade e adaptação

Local: Gamboa – Rio de Janeiro 

Área: Diretoria Executiva

Cargo: Assistente da Direção Executiva

Vínculo: PJ

Carga horária: 44hs/semanais

Horário: 09:00h às 18:00h

Remuneração: Á definir