ASSISTENTE DE PROJETOS – São Carlos

ASSISTENTE DE PROJETOS 

São Carlos SP

Atividades:

Prestar assistência à  gestão de projetos (administrativa e financeira) no seu ciclo de vida na organização, desde a concepção até o encerramento, garantindo a execução eficiente de todas as etapas, dentro dos prazos e padrões de qualidade estabelecidos;

Analisar a oportunidade / demanda recebida pelo financiador e/ou instituição apoiada através da conexão com um coordenador, de acordo com os diversos mecanismos de financiamento;

Realizar a interlocução com financiador e/ou apoiada para negociação – em conjunto com coordenação, além de saneamento de dúvidas, revisão da proposta;

Propor ações para execução de projetos inéditos, validando com Coordenação;

Validar (orçamento, plano de trabalho, prazo, entregas, DOA e demais previsões obrigatórias e regulatórias, mecanismos de gerenciamento e de prestação de contas e eventuais plataformas de acompanhamento por parte do ofertante da oportunidade) e cadastrar projeto; Avaliar os riscos e comunicar demais setores para elaboração de plano de execução/sistemática de gerenciamento;

Orientar a formalização de processos para aquisição de bens e serviços, de acordo com as exigências legais vigentes, orientando coordenação e setores para a devida aplicação das mesmas;

Acionar Contratos e Convênios para formalização da relação jurídica;

Solicitar ao setor financeiro a abertura de conta corrente específica, quando necessário; Realizar a Gestão de Contratos e Convênios;

Comunicar interna e externamente o recebimento de novos projetos, as atualizações, as modificações, o encerramento e outras informações relevantes;

Acompanhar o recebimento dos recursos previstos no cronograma de desembolso financeiro, informando o coordenador quando efetivada a liberação;

Analisar instrumento jurídico e definir ações de execução;

Analisar e liberar Solicitações de Compras, Solicitações de Pagamentos, Solicitações de Contratações (celetistas e/ou estágios), Solicitações de Bolsas;

Cadastrar e manter atualizado o cadastro dos projetos em execução e orientar os coordenadores quanto à proposição de remanejamento e reprogramação de recursos, prazos e outros indicadores;

Realizar as atualizações necessárias (orçamento, equipe, vigência, plano de trabalho, entre outras), incluindo arquivos físicos e/ou virtuais;

Realizar ações em sistemas específicos demandados pelo financiador; Subsidiar demais setores de apoio em ações que demandem esclarecimentos adicionais junto à coordenação; Efetuar e acompanhar a solicitação de transferência de saldo residual, ao término do projeto, após aprovação das Instituições Apoiadas;

Criar/atualizar Manuais/Procedimentos/Instruções Operacionais a respeito das atividades que não tenham rotinas e regras definidas; Ministrar treinamentos internos, externos (coordenação/equipe de projetos);

Elaborar e/ou Subsidiar a prestação de contas (parcial ou final);

Ser ponto focal de demandas da coordenação, demandando setores de apoio para a conclusão da atividade/tarefa;

Organizar/Participar de reuniões de kick off e de alinhamento, orientações compondo a ATA de discussão, ações definidas e compartilhar com Coordenação e setores envolvidos; Cumprir normas e procedimentos operacionais estabelecidos pela legislação em vigor.

Requisitos:

Graduado em Administração, Processos Gerencias, Gestão Pública ou áreas correlatas;

Conhecimento em ferramentas do pacote office (Outlook, Word, Excel);

Vivência com ERP e sistema de gestão de compras (desejável);

Disponibilidade para viagens

Experiência com gestão de projetos.

Competências comportamentais:

Proatividade – Iniciativa para solucionar problemas e tomar decisões;

Bom relacionamento Interpessoal;

Planejamento; Organização e Controle;

Comunicação Eficaz;

Flexibilidade / Adaptabilidade.

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Tipo de contrato: CLT/ Efetivo

Salário: a combinar

Benefícios: Ticket Vale flex. (VA/VR); VT ou Ticket combustível; Assistência Médica; Assistência Odontológica; Day Off; Plano de Cargos e Salários, entre outros.

Horário: de Segunda a sexta-feira das 8h00 às 12:00 e 14:00 às 18h00.