Assistente Executivo Jr – São Paulo

Estamos buscando Assistente Executivo Jr para dar suporte administrativo aos executivos da companhia, garantindo o bom andamento da rotina da diretoria por meio do controle de agendas, organização de eventos, suporte a viagens, recepção de convidados e gestão de despesas.

Responsabilidades:

• Atender aos diretores, prestando suporte em demandas administrativas e pessoais no ambiente corporativo;
• Gerir e controlar agendas, organizando compromissos, reuniões e eventos, garantindo otimização do tempo e cumprimento de prazos;
• Organizar reuniões e eventos corporativos, atuando na reserva de salas, preparo de materiais, acompanhamento de fornecedores e apoio logístico;
• Receber convidados e stakeholders, direcionando-os e garantindo uma experiência cordial;
• Organizar kits para eventos, reuniões e workshops, cuidando da organização, logística e entrega dos materiais necessários;
• Organizar e oferecer suporte em viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas de passagens, hospedagens, traslados e elaboração de roteiros;
• Gerir despesas e reembolsos dos executivos, realizando controle, conferência de notas fiscais e lançamentos em sistemas internos;
• Fazer follow-up de demandas e compromissos, garantindo a execução de atividades e comunicando os envolvidos sobre prazos e entregas;
• Apoiar em atividades administrativas gerais, como elaboração de relatórios simples, atas de reunião e comunicação com fornecedores e parceiros.

Requisitos:

• Graduação completa em Administração, Secretariado Executivo, Comunicação ou áreas correlatas;
• Experiência prévia com rotinas de apoio a executivos, organização de eventos ou funções administrativas similares;
• Inglês (Diferencial)
• Pacote Office intermediário (especialmente Outlook, Ppt e Excel);
• Habilidade de comunicação verbal e escrita;
• Organização, proatividade e discrição;
• Habilidade para lidar com múltiplas demandas e perfis diversos;
• Capacidade de trabalhar sob pressão e com prazos curtos.