PESSOA ASSISTENTE ADMINISTRATIVO (FACILITES) – São Paulo

Responsabilidades e atribuições

• Realizar o recebimento, conferência e lançamento das notas fiscais no sistema corporativo, garantindo a conformidade e o pagamento no vencimento e competência.
• Abrir requisições de compras para produtos e serviços necessários ao departamento, assegurando a correta descrição e justificativa de cada solicitação.
• Controlar o estoque de materiais de escritório, higiene e copa, garantindo a reposição dos insumos antes de seu término, para evitar desabastecimento e interrupção das atividades.
• Agendar e acompanhar a execução de serviços de manutenção preventiva e corretiva realizados por prestadores externos, assegurando o cumprimento dos prazos e a qualidade dos serviços.
• Organizar e arquivar documentos físicos e digitais, seguindo os processos internos para garantir fácil acesso e segurança das informações.
• Auxiliar na organização e execução de eventos corporativos.
• Apoiar as secretárias da Diretoria nas atividades de facilities.
• Realizar o acompanhamento diário das operações no restaurante interno, assegurando que os padrões de qualidade e eficiência sejam mantidos.
• Elaborar planilhas e relatórios financeiros básicos, realizando análises de dados para apoiar a gestão.
• Contribuir na elaboração de cronogramas e no controle de prazos de prestadores terceiros.
• Apoiar na elaboração de comunicados internos, mantendo o cliente interno informado sobre as atualizações e mudanças nos processos corporativos.
• Controlar a agenda de utilização do auditório, apoiando nas reservas e garantindo que os eventos ocorram sem conflitos de horários.
• Atender e gerenciar chamados internos gerados por colaboradores no sistema corporativo, buscando soluções rápidas e eficazes para atender às necessidades dos solicitantes.
• Realizar rondas diárias por meio de aplicativo para identificar eventuais anomalias nas instalações e direcionar as correções necessárias.
• Realizar visitas periódicas às unidades de negócios em São Paulo, a fim de garantir o bom andamento das atividades dos prestadores de serviços terceirizados e assegurar a conformidade com os padrões estabelecidos.
• Prestar suporte no acompanhamento dos serviços relacionados à frota, incluindo revisões programadas, abastecimento e resolução de sinistros, garantindo a manutenção da operação logística.
• Manutenção de registros detalhados dos ativos, desde a aquisição até a baixa, incluindo informações sobre localização, depreciação e valor contábil.
• Realização de inventários físicos e reconciliação com os registros contábeis.
• Atualização do sistema ERP de gestão de ativos.

Requisitos e qualificações

• Ensino Médio Completo;
• Necessário conhecimento em Gestão Patrimonial;
• Conhecimento Excel e Power Point;