Secretária administrativa – São José dos Campos

Salário inicial – 1.700 + 40,00 de benefício por dia útil trabalhado (30,00 Va e 10,00 Vt).

Horário – Segunda á Sexta das 09h ás 18h.

Local – Jardim Aquárius.

Responsabilidades:

Gestão de agenda e compromissos: Organizar e gerenciar os horários da equipe ou dos executivos, incluindo reuniões, eventos e viagens de trabalho.

Atendimento ao cliente: Receber e direcionar visitantes, atender telefonemas, responder a e-mails e oferecer suporte a clientes e fornecedores.

Organização de documentos: Manter arquivos físicos e digitais organizados, garantindo que informações importantes sejam facilmente acessíveis.

Elaboração de relatórios e correspondências: Redigir e revisar documentos, como relatórios, cartas, memorandos e apresentações, assegurando que estejam bem formatados e livres de erros.

Controle de suprimentos: Gerenciar o estoque de materiais de escritório e fazer pedidos de reposição quando necessário.

Assistência em processos financeiros: Auxiliar no controle de despesas e orçamentos, processar faturas e organizar documentos relacionados a contas a pagar e receber.

Coordenação de viagens: Organizar passagens, hospedagem e itinerários para viagens de negócios, quando necessário.

Suporte administrativo geral: Ajudar em tarefas administrativas cotidianas, como preparação de documentos, controle de correspondências e agendamento de serviços.

Suporte em eventos: Auxiliar na organização de eventos internos e externos, como reuniões, conferências e seminários.

Cumprimento de prazos: Acompanhar prazos importantes e garantir que as atividades administrativas sejam executadas de maneira eficiente e pontual.

Qualificações:

• Graduações em áreas como Secretariado, Administração, Gestão Empresarial ou cursos técnicos em Secretariado Executivo são diferenciais.

Habilidades Técnicas:

Conhecimento em Pacote Office: Domínio de ferramentas como Word, Excel, PowerPoint e Outlook para lidar com documentos, planilhas, apresentações e e-mails.

Gestão de Arquivos: Capacidade de organizar arquivos físicos e digitais de maneira eficiente e acessível.

Fluência em Língua Portuguesa: Escrita e uma boa comunicação, com habilidades para redigir e revisar documentos formais.

Habilidades Interpessoais:

Comunicação Eficiente: Capacidade de se comunicar de forma clara, educada e profissional com clientes, fornecedores e colegas de trabalho.

Proatividade: Ser capaz de antecipar necessidades e resolver problemas antes que se tornem maiores.

Organização e Gestão de Tempo: Essencial para gerenciar várias tarefas ao mesmo tempo, além de cumprir prazos com eficiência.

Discrição e Confidencialidade: Habilidade de lidar com informações sensíveis e confidenciais de maneira responsável.

Flexibilidade e Adaptação: Capacidade de se adaptar rapidamente a mudanças de prioridades e novas tarefas.

Capacidade de Trabalho em Equipe: Saber colaborar com outros departamentos e se ajustar à dinâmica da empresa.