Secretário executivo – Campinas

Gestão de Agenda e Eventos

• Organizar e gerenciar compromissos, reuniões, eventos e viagens corporativas.
• Reservar salas de reunião, providenciar materiais de apoio e coordenar a necessidade logística.
• Coordenar coletas de assinaturas e gerenciar pagamentos de notas fiscais.

Atendimento e Comunicação

• Atender e filtrar ligações, receber visitantes e encaminhar demandas aos setores responsáveis.
• Redigir e revisar documentos institucionais, como convites, relatórios, planilhas e gráficos.
• Facilitar a comunicação entre departamentos e executivos, garantindo um fluxo de informações eficiente.

Organização de Viagens

• Planejar e reservar passagens, hospedagens e roteiros para viagens de negócios.
• Gerenciar reembolsos e documentações com possibilidade de deslocamentos corporativos.

Gestão de Documentos e Correspondências

• Receber, registrar, protocolar e distribuir correspondências e documentos.
• Classificar, organizar e arquivar documentos físicos e digitais em conformidade com padrões internos.

Suporte Administrativo

• identificar e solucionar imprevistos de forma proativa.
• Auxiliar na organização de eventos corporativos, como reuniões estratégicas, workshops e almoços executivos.
• Manter controle sobre prazos e pendências administrativas.

Competências Técnicas

• Domínio do Pacote Office (Excel, Word, PowerPoint) e ferramentas para apresentações executivas.
• Habilidade em organização de dados e criação de relatórios estratégicos.
• Conhecimento em espanhol para comunicação e suporte em demandas internacionais.